АСДОБ

Уникальный программный продукт разработан на платформе российского производителя программного обеспечения 1С:Предприятие 8.3, обеспечивает информационную независимость, кроме того платформа 1С 8.3 является открытой для внесения изменений и имеет привычный и понятный интерфейс для пользователей.

Программа позволяет организовать прозрачный учет входящих, внутренних и исходящих документов и файлов популярных форматов (docx, pdf, jpeg и т.д.), приложенных к ним.

АСДОБ учитывает все современные тенденции развития информационных систем. В ней реализована возможность использования:

«Тонкого клиента»;
Web-интерфейса;
мобильного приложение на iOS и Android.

Программа обеспечивает гибкую настройку процессов обработки документов любой сложности, что позволяет с минимальными затратами и в короткие сроки организовать работу персонала предприятия в системе.

Обеспечивает руководящее звено предприятия возможностью контроля исполнения поручений, планирования мероприятий с автоматической рассылкой уведомлений участникам на корпоративную электронную почту.

АСДОБ может быть интегрирована в виде модуля в любую систему, работающую на платформе 1С: Предприятие 8.

Что позволяет:

сократить время на процессы обработки документов;
сократить бумажный документооборот;
минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором;
хранить историю работы с документами.

История создания «АСДОБ»:

АСДОБ был разработан в соответствии с требованиями методологии электронного документооборота крупной, многофилиальной организации. Однако, гибкость настроек системы позволяет легко адаптировать АСДОБ под любую методику электронного документооборота, что позволяет использовать его во всевозможных организациях, независимо от сферы деятельности и масштаба (мелкий, средний и крупный бизнес).

В «АСДОБ» реализован:

Полный цикл работы с документами организации, начиная от создания проекта документа, дальнейшая работа с документом (согласование, подписание, в том числе подписание документа электронно-цифровой подписью, регистрация) и сдача в архив.

Цели применения «АСДОБ»:

Сокращение сроков обработки документов за счет автоматизация бизнес-процессов документооборота организации;
Централизованный контроль состояния документооборота в организации;
Минимизация бумажного документооборота за счет полного или частичного перевода оборота бумажных документов в электронный вид;
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет ведения электронного архива;
Сокращение сроков обработки поручений, за счет автоматизация совместной работы сотрудников организации.

Подсистема учета документов.

Подсистема управления движением документов.

Подсистема контроля исполнения документов и поручений.

Подсистема управления проектами документов.

Подсистема ведения электронного архива документов.

Подсистема автоматизации деятельности КОУ (коллегиальных органов управления).

Подсистема анализа и отчетности.

Описание подсистем

1. Подсистема учета документов

Отвечает за регистрацию документа в электронном журнале, его заполнение и хранение. К электронной карточке документа возможно присоединить файлы различного формата, представляющие собой содержимое документа. В подсистеме реализована возможность создания связей между документами.

Обеспечена возможность создания электронного образа документа при помощи сканирования непосредственно из программы. В том числе, существует возможность настройки потокового сканирования.

2. Подсистема управления движением документов

Подсистема позволяет настроить процессы обработки документов с большим количеством этапов и сложными условиями, и хранить их в виде шаблонов. Определенный шаблон процесса возможно связать с определенным видом или видами документов. При исполнении процесса система автоматически формирует задачи участникам процесса, согласно заданной последовательности этапов. Возможна настройка как последовательного выполнения этапов, так и параллельного. Оповещение пользователя о назначенной задачи происходит по электронной почте. Участники процессов обработки документов могут непосредственно в программе оставлять замечания и рекомендации.

3. Подсистема контроля исполнения документов и поручений

Механизмы, реализованные в подсистеме, позволяют осуществлять мониторинг состояния документов и поручений, поставленных на контроль. В подсистеме предусмотрены отчеты по исполнению контролируемых документов, а также об исполнительской дисциплине сотрудников компании.

4. Подсистема управления проектами документов

В подсистеме реализована возможность формирования документов на основе настроенных шаблонов или заранее созданных файлов. Механизмы подсистемы позволяют вести историю изменения документов (версионность).

5. Подсистема ведения электронного архива документов

Подсистема предназначена для автоматизации формирования электронного архива документов. Включает в себя механизм автоматической передачи документов на архивное хранение. В подсистеме реализованы процессы проведения экспертизы ценности дел документов и формирование описей дел и актов на уничтожение документов в соответствие с номенклатурой дел.

6. Подсистема автоматизации деятельности КОУ (коллегиальных органов управления).

Подсистема предназначена для автоматизации процессов деятельности КОУ. Подсистема включает в себя формирование графиков проведения собраний КОУ. В подсистеме автоматизировано формирование проекта протокола заседания. Механизмы подсистемы включают в себя процессы согласования проекта протокола заседания, регистрации протокола после подписания и рассылка на ознакомление и исполнение. Возможно формирование поручений на основании отдельных пунктов протокола.

7. Подсистема анализа и отчетности.

АСДОБ содержит широкий набор отчетов, позволяющих оперативно проводить анализ состояния документооборота в организации.

АСДОБ

Автоматизированная система документационного обеспечения бизнеса

Кроме того…

«АСДОБ» включает в себя семь подсистем: